Spreadsheetfouten kunnen desastreuze gevolgen hebben en toch blijven we

Spreadsheetfouten kunnen desastreuze gevolgen hebben – en toch blijven we dezelfde fouten maken

Fouten maken met spreadsheets kan ons niet alleen persoonlijke frustratie opleveren, maar kan ook leiden tot een aantal zeer ernstige gevolgen. Andrey_Popov/Shutterstock

Spreadsheetblunders zijn niet alleen frustrerende persoonlijke ongemakken. Ze kunnen ernstige gevolgen hebben. En alleen al in de afgelopen jaren zijn er talloze horrorverhalen over spreadsheets geweest.

In augustus 2023 verontschuldigde de politiedienst van Noord-Ierland zich voor een gegevenslek van “monumentale proporties” toen een spreadsheet met statistieken over het aantal agenten en hun rang online werd gedeeld in antwoord op een verzoek om vrijheid van informatie.

Er was een tweede tabblad op de spreadsheet dat de persoonlijke gegevens van 10.000 dienstdoende politieagenten bevatte.

Een reeks spreadsheetfouten verstoorde eind 2021 de werving van anesthesisten in opleiding in Wales. Het Anaesthetic National Recruitment Office (ANRO), de instantie die verantwoordelijk is voor hun selectie en aanwerving, vertelde alle kandidaten voor posities in Wales dat ze “niet benoembaar” waren, ondanks dat sommigen van hen de hoogste scores voor sollicitatiegesprekken behaalden.

De schuld lag bij het proces van het consolideren van de interviewgegevens. Spreadsheets van verschillende afdelingen waren niet gestandaardiseerd qua opmaak, naamgevingsconventies en algemene structuur. Om het nog erger te maken, werden gegevens handmatig gekopieerd en geplakt tussen verschillende spreadsheets, een tijdrovend en foutgevoelig proces.

ANRO ontdekte de blunder pas toen afgewezen sollicitanten hun ontslagbrieven in twijfel trokken. Het feit dat geen enkele kandidaat acceptabel leek voor Welsh posities had een rode vlag moeten zijn. Er werd blijkbaar geen test of validatie toegepast op de cruciale spreadsheet, een eenvoudige stap die deze kritieke fout had kunnen voorkomen.

In 2021 maakte Crypto.com, een online aanbieder van cryptocurrency, per ongeluk US€10,5 miljoen (£8,3 miljoen) in plaats van US€100 over naar de rekening van een Australische klant doordat er een verkeerd getal was ingevoerd op een spreadsheet.

De medewerker die de terugbetaling voor de Australische klant verwerkte, had haar bankrekeningnummer verkeerd ingevoerd in het terugbetalingsveld in een spreadsheet. Het duurde zeven maanden voordat de fout werd ontdekt. De ontvanger probeerde naar Maleisië te vluchten, maar werd op een Australische luchthaven tegengehouden met een groot geldbedrag.

In 2022 verkocht Íslandsbanki, een IJslandse staatsbank, een deel van de aandelen die zwaar ondergewaardeerd waren door een fout in de spreadsheet. Bij het consolideren van activa uit verschillende spreadsheets werden de spreadsheetgegevens niet goed “opgeschoond” en geformatteerd. De aandelen van de bank werden vervolgens ondergewaardeerd met maar liefst £16 miljoen.

De donkere materie van bedrijfs-IT

Het bovenstaande is slechts een fractie van de spreadsheetfouten die regelmatig worden gemaakt door verschillende organisaties.

Spreadsheets vormen onbekende risico’s in de vorm van fouten, privacyschendingen, bedrijfsgeheimen en compliance-overtredingen. Toch zijn ze ook cruciaal voor de manier waarop veel organisaties hun beslissingen nemen. Daarom worden ze door experts ook wel de “donkere materie” van bedrijfs-IT genoemd.

Studies uit de industrie tonen aan dat 90% van de spreadsheets met meer dan 150 rijen minstens één grote fout bevatten.

Dit is begrijpelijk omdat spreadsheetfouten makkelijk te maken zijn, maar moeilijk te ontdekken. Mijn eigen onderzoek heeft aangetoond dat het inspecteren van de code van de spreadsheet de meest effectieve manier is om ze te debuggen, maar deze aanpak vangt nog steeds maar tussen de 60% en 80% van alle fouten.

Een close-up van een Microsoft Excel-spreadsheet.

Naar schatting bevatten 9 van de 10 spreadsheets fouten.
PixieMe/Shutterstock

Spreadsheets zijn niet alleen aantrekkelijk in de financiële wereld. Ze zijn onmisbaar in engineering, data science en zelfs bij het sturen van robots naar Mars. De sleutel tot hun succes is hun flexibiliteit.

Spreadsheetsoftware evolueert voortdurend en er komen steeds meer functies beschikbaar die hun aantrekkingskracht vergroten. Je kunt nu bijvoorbeeld veel taken in Excel (de populairste spreadsheet software) automatiseren met Python scripting.

Maar gezien alle bovengenoemde problemen, is het niet tijd om Excel en andere spreadsheet software opzij te zetten ten gunste van iets betrouwbaarders?

Menselijke fouten

De onderliggende oorzaak van deze spreadsheetproblemen is niet de software, maar menselijke fouten.

Het probleem is dat de meeste gebruikers niet de noodzaak zien om hun werk te plannen of te testen. De meeste gebruikers beschrijven hun eerste stap bij het maken van een nieuwe spreadsheet als het direct invoeren van getallen of code.

Velen van ons vinden spreadsheets geen serieuze overweging waard. Dit betekent dat we zelfgenoegzaam worden en aannemen dat het niet nodig is om ons werk te testen, valideren of verifiëren.

Onderzoek naar “cognitieve belasting”, de hoeveelheid mentale inspanning die nodig is voor een taak, laat zien dat het maken van complexe spreadsheets net zoveel concentratie vergt als een huisarts die een diagnose stelt. Deze intense mentale belasting maakt fouten waarschijnlijker. Maar huisartsen studeren vele jaren op hun vak voordat ze gediplomeerd worden, terwijl de meeste spreadsheetgebruikers autodidact zijn.

Om de cyclus van herhaalde spreadsheetfouten te doorbreken, zijn er verschillende dingen die organisaties kunnen doen. Ten eerste zou het introduceren van standaardisatie helpen om verwarring en fouten te minimaliseren. Dit betekent bijvoorbeeld consistente opmaak, naamgevingsconventies en gegevensstructuren in verschillende spreadsheets.

Ten tweede is het verbeteren van training cruciaal. Gebruikers uitrusten met de kennis en vaardigheden om robuuste en accurate spreadsheets te maken kan hen helpen om valkuilen te herkennen en te vermijden.

Ten slotte is het bevorderen van een cultuur van kritisch denken ten opzichte van spreadsheets van vitaal belang. Dit zou betekenen dat gebruikers worden aangemoedigd om berekeningen voortdurend in twijfel te trekken, hun gegevensbronnen te valideren en hun werk dubbel te controleren.

Het Gesprek

Simon Thorne is aangesloten bij de European Spreadsheets Risks Interest Group

Ubergeek Loves Coolblue

Zou je na het lezen van deze artikel een product willen aanschaffen?
Bezoek dan Coolblue en ontdek hun uitgebreide assortiment.